2026年11月10日 星期二

【辦公室自動化】告別混亂信件附件！用 Google Apps Script 打造專屬「免 Google 登入」檔案上傳系統

 在日常工作中，你是否也曾為了向外部合作夥伴或客戶收檔案而焦頭爛額？

  • 痛點一：依賴 Email 附件，信件一多雜亂無章，重要檔案極容易漏掉。

  • 痛點二：使用 Google 雲端硬碟，但偏偏對方沒有 Gmail 帳號；硬逼客戶為了一個檔案去註冊 Google 帳號，更是災難級的使用者體驗。

今天這篇文章將帶大家解析如何巧妙利用 Google Apps Script（簡稱 GAS） 搭配免費的 Google 雲端工具，打造一個兼具「帳密管理」且「客戶免登入 Google」的專屬簡易檔案上傳入口！

一、 系統核心亮點：AI 驅動的客製化上傳入口

這套系統透過向 AI 工具（如 Google AI Studio）精準提問與下指令，在基礎程式碼上擴充出完整功能：

  1. 獨立帳密登入：客戶無需 Google 帳號，只需輸入你在後台為其設定的帳號密碼即可進入。

  2. 完整上傳歷程：客戶登入後能檢視自己過往傳了哪些檔案、大小以及檔案連結，方便回報進度。

  3. 自動歸檔與記錄：檔案會直接存入指定雲端資料夾，試算表也會即時自動寫入上傳紀錄（上傳者、時間戳記、檔名與存取連結）。

二、 建置前必知：50MB 檔案限制與技術天花板

在興衝衝動手之前，必須先建立正確的期待值，了解系統的硬性規定：

  • 檔案大小上限：嚴格限制在 50MB 以內。

  • 原因解析：該系統背後是採用 Base64 編碼轉換來上傳檔案。當檔案超過 50MB 時，Google 系統記憶體會吃不消，導致執行超時並報錯。

  • 應對策略：

    • 50MB 以下日常檔案/文件/圖片：此 GAS 系統能完美勝任。

    • 超過 50MB 的超大檔案：建議使用 WeTransfer 等專業大檔傳輸服務。

三、 手把手 4 步驟設定指南

建置步驟出乎意料地簡單，只需完成以下四步：

Code
[複製試算表範本] ➜ [建立雲端資料夾] ➜ [複製兩者的 ID] ➜ [貼入 Apps Script 程式碼]

Step 1. 複製 Google 試算表範本

  • 將範本試算表複製一份到自己的 Google 雲端硬碟。

  • 點選上方選單的 「擴充功能」 ➜ 「Apps Script」 開啟程式碼編輯器。

Step 2. 建立專屬雲端資料夾

  • 在 Google 雲端硬碟中，新增一個專門用來存放客戶上傳檔案的資料夾（如：「客戶上傳專區」）。

Step 3. 取得試算表與資料夾的「專屬 ID」

這是大家最容易卡關的地方，但其實非常好找：

  • 試算表 ID：藏在試算表網址列的 /d/ 與 /edit 之間。

    例如：https://docs.google.com/spreadsheets/d/【這段就是ID】/edit

  • 資料夾 ID：位在資料夾網址列 folders/ 的後面。

    例如：https://drive.google.com/drive/folders/【這段就是ID】

⚠️ 特別提醒：請務必使用你自己建立的副本 ID 替換，如果誤用範本的 ID，系統會因為權限不足直接罷工！

Step 4. 替換腳本內的 ID

  • 將取得的「試算表 ID」與「資料夾 ID」分別貼入 Apps Script 程式碼對應的設定變數中並儲存。

四、 關鍵關鍵：部署與存取權限設定

程式碼換好 ID 後，接下來要將它發布為網頁應用程式：

  1. 新增部署：在 Apps Script 編輯器右上角點擊 「部署」 ➜ 「新增部署」。

  2. 選取類型：齒輪圖示選擇「網頁應用程式 (Web App)」。

  3. 最關鍵的魔法設定：

    • 誰可以存取 (Who has access)：請務必選擇 「所有人 (Anyone)」！

    • 只有設定為「所有人」，客戶端才可以在完全不登入 Google 的狀態下正常上傳。

  4. 處理安全性警告：

    • 首次授權時，Google 會跳出紅色驚嘆號的安全性警告（此為自訂指令碼的例行公事，無需慌張）。

    • 點選左下角的 「進階 (Advanced)」 ➜ 點擊最下方的「前往/繼續 (Continue)」，完成權限授權即可。

五、 最終測試與成果驗收

部署完成後，你會獲得一串專屬網址 (Web App URL)：

1. 客戶端視角（可用瀏覽器無痕視窗測試）

  • 客戶打開網址，無需登入 Google 帳號。

  • 輸入管理者預先設定好的專屬帳密即可登入。

  • 介面乾淨直覺，直接選取檔案並點擊上傳。

2. 管理者後台成果

  • 指定雲端資料夾：上傳的檔案已乖乖躺在資料夾中。

  • Google 試算表：即時自動新增一筆完整紀錄，包含：

    • 誰（帳號）

    • 何時（時間戳記）

    • 檔名

    • 雲端硬碟檔案專屬連結

結語

透過這次的實作可以發現，只要懂得善用 AI 工具精準提問，搭配 Google 免費的生態系（試算表 + 雲端硬碟 + Apps Script），即使不是寫程式的大神，也能在半小時內打造出解決真實工作痛點的完美系統。

如果你目前也深受雜亂的檔案收集流程所苦，不妨今天就動手試試看吧！



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2026年11月7日 星期六

【Google教學】如何用 AI 與 GAS (Google Apps Script) 建立專屬客戶的簡易檔案上傳系統

 在日常工作中，我們經常需要請各單位繳交報告，或是與客戶互相傳遞大檔案。傳統上，大家習慣用 Email 當作附件夾帶，但這往往會造成信件匣爆滿、檔案難以整理，甚至遇到「客戶沒有 Gmail 帳號」無法使用 Google 表單上傳的問題。

為了解決這個痛點，今天這篇文章要教大家如何利用 Google AI Studio 協助撰寫 Google Apps Script (GAS)，建立一個專屬於您的「簡易檔案上傳系統」。

不僅方便客戶上傳，所有檔案與紀錄還會自動整理進你的 Google 雲端硬碟與試算表中！

🌟 系統特色與 AI 升級功能

透過與 AI 不斷來回溝通與修改，這個上傳系統具備了以下實用功能：

  1. 免 Google 帳號登入：客戶只需輸入我們指定的專屬帳號與密碼即可登入上傳。

  2. 上傳者身分追蹤：後台會清楚紀錄是哪個帳號上傳了檔案。

  3. 歷史紀錄與連結查詢：使用者登入後，可以看到之前上傳過的檔案連結。

  4. 顯示檔案大小：介面上會清楚標示已上傳檔案的容量。

  5. 自動化整理：上傳的檔案會直達指定的 Google Drive 資料夾，並將紀錄（時間、上傳者、檔名、連結）寫入 Google Sheet 中。

⚠️ 重要注意事項：檔案大小限制

由於 GAS 透過 Base64 轉換方式上傳檔案的先天限制，這個系統僅適用於「50MB 以下」的檔案。
若檔案超過 50MB，容易導致 Google 系統超時或記憶體限制而失敗。若有傳輸超大檔案的需求，建議改用 WeTransfer 等免費大檔傳輸服務。

🛠️ 實作教學：4 步完成你的專屬上傳系統

本教學已經為大家準備好完整的程式碼範本，您只需要跟著以下步驟「複製、貼上、部署」即可完成！

步驟 1：建立試算表副本

  1. 點擊這裡開啟專案範本：[請在此貼上您的 Google Sheet 複製連結]

  2. 畫面會提示「複製文件」，請點擊 [建立副本]。

  3. 建立完成後，您可以將左上角的檔案名稱修改為您公司或專案的名稱。

  4. 在試算表的 Users 分頁中，您可以自由新增、刪除或修改允許登入的「帳號」與「密碼」。

步驟 2：設定 Google Apps Script (GAS) 參數

要讓程式順利運作，我們需要告訴程式「要把紀錄寫在哪個試算表」以及「要把檔案存在哪個資料夾」。

【取得試算表 ID】

  1. 點擊試算表上方選單的 [擴充功能] ➔ [Apps Script]，這會開啟程式碼編輯器。

  2. 回到您的試算表視窗，查看上方的網址列。

  3. 複製網址中 /d/ 和 /edit 中間的那串亂碼（這就是 Sheet ID）。

  4. 將複製的 ID 貼到 Apps Script 程式碼中 FOLDER_ID（或其他對應填寫 Sheet ID 的變數）的雙引號內。

【取得資料夾 ID】

  1. 打開您的 Google 雲端硬碟。

  2. 點選 [新增] ➔ [新資料夾]，建立一個用來存放檔案的資料夾（例如命名為「檔案上傳區」）。

  3. 點擊進入該資料夾，查看上方的網址列。

  4. 複製網址最後面 folders/ 之後的那串亂碼（這就是 Folder ID）。

  5. 回到 Apps Script，將這串 ID 貼到對應儲存資料夾 ID 的程式碼位置。(註：請直接替換字串，不要複製整個網址，以免發生權限不足的問題)

步驟 3：發佈與部署程式

程式碼設定好之後，我們要把他變成一個網頁。

  1. 在 Apps Script 畫面右上角，點選 [部署] ➔ [新增部署作業]。

  2. 左側選擇齒輪圖示，確認類型為 [網頁應用程式]。

  3. 在「誰可以存取」的下拉選單中，務必選擇 [所有人]。

  4. 點選右下角的 [部署]。

【授權存取權限（第一次部署必經過程）】

  1. 系統會跳出「授權存取權」的視窗，請點擊並選擇您的 Google 帳號。

  2. 出現「Google 尚未驗證這個應用程式」的紅色警告圖示時，請不要緊張，這是正常現象。

  3. 點選左下角的 [進階] (Advanced)。

  4. 在下方找到並點選 [前往「您的專案名稱」(不安全) / Go to...]。

  5. 點擊 [允許]，完成授權。

步驟 4：大功告成！開始測試

授權完成後，系統會產生一串 「網頁應用程式網址」。

  1. 將這串網址複製下來，這就是未來提供給客戶上傳檔案的專屬網址！

  2. 開啟一個新分頁貼上該網址，您會看到我們設計好的登入介面。

  3. 輸入您在試算表中設定的帳號與密碼進行登入。

  4. 選擇一個檔案（如圖片或 PDF）並點擊上傳。

  5. 顯示「上傳成功」後，您可以回到 Google 雲端硬碟查看檔案是否順利存入；同時，回到試算表的 Logs 分頁，也會看到完整的上傳紀錄與檔案連結！

💡 結語

透過這個由 GAS 打造的系統，你可以很輕鬆地管理不同客戶的檔案，再也不用在茫茫信海中撈信件附件了。重點是，只要有這串網址與密碼，任何人都能輕鬆上傳！

檔案下載:

彰化一整天_簡易檔案上傳系統

https://imingho.nekoweb.org/file.htm?pid=198




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